Czym jest “projekt” i dlaczego jest istotny przy zarządzaniu czasem.

“Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy” – rzekł kiedyś Henry Ford. Wiedział co mówi. Tą myśl możesz wykorzystać w zarządzaniu sobą w czasie i nadać swojej pracy nowy wymiar. Umiejętne rozłożenie każdego zadania na czynniki pierwsze znacząco zwiększa efektywność i jakość jego realizacji.

Czym jest projekt?

W kontekście produktywności – to zadanie złożone z wielu elementów, mające swój bardzo konkretny cel.

projekt

W jaki sposób to może być dla Ciebie przydatne?
Zamiana zadania w projekt pomoże Ci zabrać się do pracy. Musisz tylko wyselekcjonować pierwszą fizyczną czynność, jaka musi zostać wykonana aby rozpocząć pracę.

Jedną z najczęstszych przyczyn odkładania spraw na później jest brak wizji rozpoczęcia. Po prostu nie wiemy dokładnie jak się do tego zabrać i tym samym osłabiamy swoją motywację; “Nie będę siadał dzisiaj do pisania tej magisterki. I tak nawet nie wiem od czego zacząć. Jutro pomyślę…”.

Przykłady:
Przed Tobą ważny egzamin z języka angielskiego. Czas ucieka nieubłaganie, a Ty wciąż nie zacząłeś się uczyć. Wiesz, że potem będziesz tego żałował ale na myśl o ilości materiału robi Ci się niedobrze; czas przyszły, przeszły, zaprzeszły i przyszłoprzeszłoteraźniejszy – jakby nie mogli mieć po ludzku trzech, jak cywilizowani ludzie. Masz problem ponieważ:
1. nie wiesz, od której części powinieneś zacząć się uczyć
2. nie wiesz, które zagadnienie gramatyczne jest najważniejsze
3. nie wiesz, czy żeby dobrze zrozumieć jedno zagadnienie najpierw powinieneś poznać jakieś inne z nim związane
4. nawet nie masz przecież podręcznika…

Co zrobić?
Wybierz pierwszą fizyczną czynność, którą trzeba wykonać na drodze do realizacji tego zadania, np:
1. Posadź tyłek przed komputerem
Kolejna rzecz – podejdź do zadania sprytnie. Nie komplikuj sobie zadania, ani nie narzucaj więcej pracy niż to konieczne – to wcale nie czyni jej bardziej wartościowym.
2. Zadzwoń do koleżanki Magdaleny, która już ten egzamin napisała i zdała go na 5 (chociaż zarzekała się, że nic nie umie i panikowała, iż z pewnością obleje). Wypytaj się jej o wszystko, co może Ci pomóc zdać egzamin. Na koniec poproś o notatki (z pewnością ma wszystko pięknie pozapisywane w swoim zeszycie z jednorożcem).

1
metoda projektu pozwoli uniknąć Ci wielu problemów

Dalej już z górki. Gdy zaczniemy pracę nawet tak prostymi czynnościami jak wykonanie telefonu, jest nam później łatwiej zabrać się do cięższych zadań. Realizacja przebiega płynnie. Dlatego gdy realizujesz projekt, najważniejsze jest wykonać pierwszą fizyczną czynność.

Raport do napisania? 1 – włączenie komputera i odpalenie excela.  Zorganizowanie przyjęcia niespodzianki dla przyjaciela? 1 – usiąść z czystą kartką i wypisać wszystkie pomysły na imprezę. Zorganizowanie wyjazdu wakacyjnego? 1  -wejść na fly4free i znaleźć atrakcyjne bilety.

Dziel swoje zadania na mniejsze etapy. Miej zawsze przed oczami tylko jeden etap zamiast całego, wielkiego wyzwania. Dzięki temu łatwo będzie Ci się zabrać do pracy a realizacja przebiegnie płynnie. Musisz dbać o swoją motywację.

Jeśli piszesz pracę dyplomową i postawiłeś sobie cel:  60 stron do napisania, jak myślisz, kiedy będziesz lepiej się czuł?
1. Mam dopiero 11 stron, zostało mi jeszcze 49 do wymęczenia…
2. Mam 11 stron – jeszcze 4 i skończę 1 roździał!. Potem tylko 2, 3, 4 i zrobione.

Autor: Michał Szymański

Jak zwalczyć poczucie winy po niezrealizowanym celu

Wiele osób, które rozpoczyna przygodę z zarządzaniem sobą w czasie, przeżywa na początku kryzys. Ciężko jest wprowadzić w życie wszystkie istotne zasady i z dnia na dzień zmienić się w maszynę efektywnośći. Pojawia się wtedy poczucie winy, a samoocena leci na łeb na szyję.

Oto kilka powodów, dla których nie warto przejmować się początkowymi porażkami.
1. Zarządzanie czasem jest trudnym procesem, którego doskonalenie może zająć lata (mistorzowie tak naprawdę nigdy nie przestają się uczyć)
2. Masz już za sobą pierwszy krok na drodze do realizacji swoich celów – spróbowałeś. To znacznie więcej niż osiąga większość ludzi.
3. Porażka jest naturalnym etapem procesu doskonalenia się. W kulturach (np amerykańskiej) nastawionych na przedsiębiorczość  jest wręcz powodem do dumy – świadczy o tym że walczysz.
4. Wyznacznikiem sukcesu nie jest to, jak wiele uda Ci się osiągnąc, a po jak wielu porażkach uda Ci się podnieść.
5. Sukces jest iloczynem porażek, które Cię nie załamały.

Co w trudnych chwilach mogliby Ci poradzić słynni ludzie sukcesu?poczucie winy
I.    Sukces nigdy nie jest ostateczny. Porażka nigdy nie jest totalna. Liczy się tylko odwaga. (Winston Churchill).
II.  Ponoś porażki często, abyś mógł odnieść sukces szybciej. (Tom Kelley)
III.Jeśli nie zbudujesz swojego marzenia, ktoś inny Cię zatrudni, abyś pomógł mu zbudować jego . (Tony Gaskins)
IV. Nie to, co osiągasz, ale to, co przezwyciężasz, definiuje Twoją karierę. (Carlton Fisk)
V.   Nie bądź zbyt wrażliwy i krytyczny w stosunku do swoich działań. Całe życie jest eksperymentem. (Ralph Waldo Emerson)
VI. Jeśli sądzisz, że uda Ci się tego dokonać – masz rację. Jeśli sądzisz, że Ci się nie uda- również masz rację. (Henry Ford)
VII.Naszą największą słabością jest poddawanie się. Najpewniejszą drogą do sukcesu jest zawsze próbowanie po prostu jeden, następny raz. (Thomas Edison)

Im większy sukces, tym więcej porażek po drodze. Nie wierzysz? Przeczytaj motywujące historie słynnych ludzi, którzy sięgnęli po marzenia.

Pamiętaj, że Twoje marzenia warte są tego, aby je zrealizować. Nie trać czasu na poczucie winy.
Powodzenia przy drugim podejściu!

Autor: Michał Szymański

Czy cele, które sobie stawiasz są S.M.A.R.T. ?

Umiejętne określenie własnych celów jest podstawą zarządzania sobą w czasie. Bez tego nie mamy szans na produktywność i efektywność. Powinna to być pierwsza czynność, na drodze do realizacji Twoich planów i marzeń.
Pomoże Ci w tym zadaniu sprytna technika o nazwie S.M.A.R.T.

Jest to akronim od słów Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined.smart

Na czym dokładnie polega?

Każdy sformułowany przez Ciebie cel musi być:

Prosty
Cel nie powinien pozostawiać pola do dwuznaczności i niejasności. Musisz bardzo konkretnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć i mieć możliwość zweryfikować, czy faktycznie tego dokonałeś.

Mierzalny
Musisz móc łatwo określić, czy udało Ci się osiągnąć to, co zamierzałeś. Często zadowalamy się mizernymi, aczkolwiek dobrze wyglądającymi efektami np. bardzo dużo czasu poświęciłeś na naukę ale i tak dostałeś 3 – to znaczy, że coś poszło nie tak. Nie było przecież Twoim celem dużo się uczyć, a dostać dobrą ocenę. Zadowalasz się jednak zrealizowaniem celu “dużo się uczyć”, bo dzięki temu zyskujesz aprobatę otoczenia. Co jednak konkretnie kryje się za terminem “dużo się uczyć” oraz jakie to przynosi efekty – lepiej żeby nikt nie pytał.

Osiągalny
Cel musi być realistyczny. Bądź ambitny, ale nie wierz w bajki.
Przykład: Chcesz mieć własny biznes? Postaw sobie cel, że w ciągu pół roku przygotujesz ofertę, produkt i zarejestrujesz działalność gospodarczą. Nie stawiaj sobie celu “stworzyć drugiego Facebooka”. Szkoda czasu.

Istotny
Cel musi być zgodny z Twoimi aspiracjami i marzeniami. Powinien pomóc Ci je zrealizować, a jego waga zależy od tego, jak wielki krok w ich stronę możesz dzięki niemu zrobić.SMART

Przykład: Marzysz, żeby mieć piękne i zdrowe ciało. Nic nie pomoże Ci, jeśli postanowisz, że wieczorem pójdziesz do galerii handlowej wybrać nowe ciuchy, w których będziesz ładniej wyglądała. To nie jest żaden krok naprzód w stronę atrakcyjnej figury, chociaż może pozwolić Ci przez chwilę poczuć się dobrze, bo przecież “wyglądam atrakcyjnie w nowych ciuchach”.

Nie będzie też rozwiązaniem kupienie nowego specyfiku na odchudzanie. Żeby zrealizować Twoje marzenie Twój cel musi brzmieć: Przez 6 miesięcy chodzę na siłownie 3 razy w tygodniu, bez żadnych wymówek.

Określony w czasie
Musisz określić ramy czasowe na realizację celu. Jeśli pozostawisz swój cel bez ustalonego terminu, jego realizacja straszliwie rozciągnie się czasie. W takiej sytuacji najprawdopodobniej albo w ogóle zrezygnujesz ze swojego planu, albo jego efekty będą mizerne.

Jaki cel nie jest S.M.A.R.T. ?
Przykład: nauczyć się angielskiego
Tak sformułowany cl to wręcz wymarzona sytuacja, do robienia sobie wymówek i zadowalania się byle jakimi efektami.

Ten cel powinien brzmieć tak:
Przez 4 miesiące ( od 1 lutego do 31 maja) codziennie przez godzinę uczę się języka angielskiego – każdego dnia wykonuję jedną z tych rzeczy: czytam książkę po angielsku / słucham brytyjskiego radia / rozmawiam ze znajomym z Anglii po angielsku / rozwiązuję zadania z mojej książki / piszę bloga po angielsku.

Pamiętaj, że cele ustalane według metody S.M.A.R.T. muszą być przede wszystkim dla Ciebie ekscytujące . Będą takie tylko wtedy, gdy odniosą się do Twoich marzeń.

Autor: Michał Szymański

Macierz Eisenhowera – czyli jak ustalić własne priorytety

Nie ma ważniejszej rzeczy w zarządzaniu sobą w czasie niż właściwe ustalenie priorytetów. W zadaniu tym pomoże nam słynna Macierz Eisenhowera, która jest jednym z najlepszych narzędzi przydatnych w naszej osobistej organizacji.

Na czym polega?

Kluczowe są 2 pojęcia:

1. Ważność – czy dana sprawa jest istotna w realizacji moich celów i marzeń ?
2. Pilność – czy dana sprawa wymaga pośpiechu, czy też może poczekać ?

Wszystkie nasze obowiązki/zadania/projekty przyporządkowujemy do jednej z 4 kategorii na Macierzy Eisenhowera, która przyjmuje postać układu współrzędnych.

1Kategoria I
Tak zwane sytuacje kryzysowe, czyli sprawy, które są bardzo istotne i jednocześnie do wykonania “na wczoraj”. To nimi zawsze zajmujemy się w pierwszej kolejności. Jeśli pojawiają się zbyt często należy zastanowić się, z czego to wynika. Może to być efektem:
1. naszej niedbałości
2. wykorzystywaniu nas przez innych
3. brak celów długoterminowych
4. złym zakwalifikowaniu sprawy (być może wcale nie jest ani pilna, ani ważna? czy naprawdę jest tak istotna z punktu widzenia moich celów i marzeń? )

Kategoria II
Zadania ważne z punktu widzenia naszych celów i marzeń, których realizację rozłożyć możemy w czasie . Kwalifikujemy tutaj takie rzeczy jak np: nauczyć się języka niemieckiego, schudnąć do wakacji, napisać pracę magisterską na czerwiec itp. Przy tej kategorii najważniejsza jest systematyczność. Przez fakt, że brakuje tutaj czynnika “pilności” często zaniedbujemy te zadania, pomimo, że są one dla nas priorytetowe. Dlatego też w tym przypadku powinno się stosować technikę “limitów czasowych“.

Kategoria III
Zadania pilne ale nieistotne z punktu widzenia Twoich marzeń i celów, jak np. zapłacenie rachunków, zaniesienie dokumentów do urzędu, zakupy. Sprawy, jakie trafią do tej kategorii to kwestia szalenie indywidualna. Jeśli jednak zdecydujesz się na zakwalifikowanie ich tutaj, postaraj się jak najwięcej z nich zlecić do wykonania komuś innemu. Te zadania są wprost stworzone do tego, aby delegować je innym.

Kategoria IV
Nieważne i niepilne – czyli po prostu śmieci. Zminimalizuj udział tych spraw w swoim życiu do minimum. Co możemy tutaj zaliczyć? Bezsensowne przeglądanie facebooka, oglądanie bezwartościowych programów telewizyjnych, chodzenie po portalach typu kwejk czy demotywatory. Szkoda życia i Twoich marzeń na te rzeczy.

Kluczem do sukcesu jest właściwe zakwalifikowanie naszych obowiązków. Wszystkie sprawy ja osobiście rozważam zawsze z punktu widzenia moich długoterminowych celów i marzeń. Dzięki temu odrzucam ze swojego życia śmieci i mogę się skupić na tym, co naprawdę dla mnie ważne. Wykorzystaj Macierz Eisenhowera aby ustalić ważne dla siebie priorytety

Autor: Michał Szymański

Efektywność poziom HARD.

Dzisiaj wespniemy się na kolejny poziom produktywności. Opisana w tym artykule metoda jest moim ulubionym sposobem zarządzania sobą w czasie. Zawiera w sobie wszystkie aspekty, o których pisałem we wcześniejszych tekstach i pozwala wycisnąć z nich maksymalną efektywność.

Jeśli czytałaś/eś wcześniejsze artykuły, pamiętasz zapewne, jak wielokrotnie namawiałem do grupowania zadań w większe bloki. Jeżeli z sukcesem udało Ci się zastosować poprzednie rady, chciałbym zaproponować Ci podniesienie poprzeczki.

O co chodzi?
Grupuj zadania w bloki tak duże, żeby każdy z nich zajmował Ci cały dzień.

Jak to powinno wyglądać?
1. Jeśli pracujesz nad dużym projektem, którego realizacja zajmie wiele dni (np. praca dyplomowa) zaplanuj cały dzień, aby wykonywać TYLKO to zadanie.
2. Jeśli masz wiele małych zadań, zgrupuj je wszystkie razem i przydziel do wykonania konkretnego, jednego dnia (zakładając, że nie muszą być wykonane natychmiast)

Dlaczego?

Pracując cały dzień nad jedyn zadaniem/projektem:

I. jesteś bardziej skupiony
II. znajdziesz lepsze rozwiązania dotyczące tego zadania1
III. uzyskasz o wiele lepsze efekty w krótszym czasie
IV. cała Twoja kreatywność skupia się na danym zagadnieniu, co pozwala wymyślać naprawdę szalone rzeczy
V. wykorzystujesz jednocześnie metodę “ograniczenia czasowego”, co jeszcze bardziej zwiększa Twoją efektywność
VI. przymusowo wyłączasz swoją wielozadaniowość, a im mniej wielozadaniowości tym lepsza produktywność i efekty

Metoda, którą Ci proponuję, w mojej opinii zapewnia najlepszą ze wszystkich efektywność. Pozwoliła mi zrealizować więcej celów, niż śmiałbym wcześniej przypuszczać.
Może być jednak trudna do wprowadzenia przez osoby, które dopiero co zaczynają przygodę z zarządzaniem sobą w czasie. Na dobry początek zachęcam Cie do zastosowania łatwiejszych technik, które znajdziesz w dziale ZARZĄDZANIE CZASEM

Autor: Michał Szymański

Sposób na szybkie i skuteczne realizowanie celów

Lubisz czuć, że masz wystarczająco dużo czasu na wykonanie swoich zadań i nie musisz się śpieszyć? Taki komfort to największy zabójca produktywności.

Zasada jest prosta: im dalszy termin na realizowanie danego zadania, tym więcej czasu zmarnujesz na jego realizację.

Dlaczego? Ponieważ osłabiasz swoją motywację i zmniejszasz rangę zadania.

Jak to dokładnie działa:
– Siedzisz i piszesz swoją pracę zaliczeniową, gdy w Twojej głosie pojawia się myśl – “Hmm, deadline na oddanie tego projektu upływa dopiero za miesiąc. Mam jeszcze tyle czasu. Nie będzie grzechem jak na chwilkę zerknę na fejsa”.

A jeśli termin upływa jutro?
– ” Człowieku, jaki fejs, jakie jedzenie, jaki chłopak?! Mam 10 stron do napisania w 20 godzin, muszę tworzyć, nie mam czasu!”

Warte uwagi jest to, że w większości przypadków to właśnie pod presją czasu tworzymy najlepszej jakości rzeczy. Gdy rozwlekamy realizowanie, stają się miałkie i bez polotu.
Nie wiem jak dla Ciebie, ale dla mnie zdecydowanie lepiej jest sprężyć się przez jeden dzień, niż przez cały miesiąc funkcjonować z niepokojącym uczuciem, że mam tą cholerną pracę do napisania.
We wszystkich zadaniach należy narzucać sobie krótkie limity czasowe. To pozwala nam być 5 razy bardziej skupionym i efektywnym.

Co powinieneś zrobić?
1. Określ cel, który koniecznie musi zostać dzisiaj zrobiony
– CEL: napisanie magisterki

2. Zdecyduj, czy jest realistyczny. W razie czego nie wahaj się podzielić go na mniejsze części
-CEL: zrobienie researchu i napisanie 10 stron magisterki

3. Określ sztywne ramy czasowe na realizację celu
– CEL: rozpoczynam pracę o 8.00 , o 17.00 wszystko musi być skończone

4. Przygotuj sobie prosty plan pracy
* 8.00 siadam przy biurku z przygotowanymi materiałami
* 8.05 przeglądam materiały, zaznaczam odpowiednie fragmenty, rozplanowuję te 10 stron magisterki (cały research muszę skończyć w pół godziny)
* 8.30 lecimy z tym koksem – rozpoczynam pisanie
* 17.00 cel zrealizowany – 10 stron magisterki spogląda na mnie w całej swojej chwale z ekranu monitora

5. WAŻNE – przed przystąpieniem do pracy przygotuj odpowiednie warunki realizacja celów
* wyłącz telefon i uprzedź o tym bliskich, żeby się nie martwili
* odłącz internet (potrzebny research zrób wcześniej)
* uniemożliw innym zakłócenie Ci pracy; jeśli to możliwe niech nawet nikt nie wie, gdzie jesteś
* żadnego fejsa, żadnego maila, żadnych powiadomień; żadnego “tylko na chwilę” – dobrze wiesz, jak to się kończy
* zaplanuj jedzenie; niech to będzie proste żarcie, którego przygotowanie zajmie jak najmniej czasu

Odbijesz sobie wieczorem, gdy wraz z przyjaciółmi pójdziesz na pizze z podwójnym serem, szynką i 10 stronami pracy magisterskiej. Gwarantuję, że będzie smakowała lepiej, niż jakakolwiek, którą jadłeś wcześniej.

Autor: Michał Szymański

Bałagan obniża produktywność

Uważasz, że nieład na Twoim biurku ma charakter artystyczny? Że świadczy o Twoim wyluzowanym podejściu oraz kreatywności i ogromie pomysłów w Twojej głowie? Niewykluczone, iż tak właśnie jest. Z pewnością jednak ten sam bałagan znacząco obniża Twoją produktywność.

Daleko mi do pedanta. Krzesło jest dla mnie najlepszą szafą. Często też zostawiam swoje rzeczy w różnych częściach mieszkania, zapominając ich później zabrać. Jest jednak pewne miejsce w moim domu, która może się jawić jako świątynia porządku. To biurko, przy którym pracuję.

Dlaczego to takie ważne zachowanie jest harmonii i ładu w miejscu pracy?

Wiele ludzi sukcesu, z którymi miałem okazję rozmawiać lub czytać ich książki, podaje następujące powody:

1. Zapewniają spokój myśli i pozwalają skupić się na zadaniu.

2. Zmniejszają liczbę rozpraszaczy („Czy ta temperówka jest pełna? Lepiej ją wypróżnię póki pamiętam”)

3. Zmniejszają liczbę wymówek jakie możesz sobie robić, aby nie zabrać się do pracy

4. Zmniejszają frustrację produktywność a bałagan

5. Uwalniają kreatywność

6. Zwiększają efektywność

7. Podwyższają jakość Twojej pracy

8. Dają poczucie zadowolenia i komfortu

9. Dodają motywacji i energii do działania

10. Pozwalają lepiej radzić sobie z problemami, jakie napotkasz w trakcie pracy

Pamiętaj, przy czystym biurku cały świat wydaje się bardziej logiczny i klarowny. Podaruj sobie prezent i uporządkuj swoje miejsce pracy. Twoja produktywność wzrośnie w mgnieniu oka.

Autor: Michał Szymański

Źle zorganizowana skrzynka pocztowa – Twój największy złodziej czasu.

Elektroniczna skrzynka pocztowa to z jednej strony dobrodziejstwo, a z drugiej jednocześnie przekleństwo. Nieodpowiednio zorganizowana potrafi codziennie marnować nam ogromną ilość czasu. Co możesz zrobić, aby poczta e-mail była Twoim sprzymierzeńcem, a nie wrogiem?

1. Wyczyść swoją skrzynkę.  Nie traktuj jej jako zapasowego dysku. Większość wiadomości, które przechowujesz nie przydadzą Ci się już nigdy więcej. Te najważniejsze skopiuj do worda i zachowaj na dysku, albo wrzuć na chmurę. Resztę bez litości usuń.

2.Wypisz się ze wszystkich niepotrzebnych newsletterów. Jeśli od dłuższego czasu dany wydawca nie przysłał Ci nic przydatnego, nie łudź się, że w przyszłości będzie lepiej. Zrezygnuj z mailingu i zachowaj spokój.

3. Stwórz foldery i zakładki. Posegreguj wszystkie istotne wiadomości i przydziel je do odpowiednich szufladek. Od razu poczujesz się lepiej.

4. Nigdy nie pozwalaj, aby w Twoich „Odebranych wiadomościach” było więcej niż 10 pozycji. Zajmuj się tymi sprawami od razu. Większość to pierdoły, których wykonanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty.

Postępuj w tej kolejności:

I. Przeczytaj wiadomość i zdecyduj, czy ląduje w koszu, czy też trzeba się nią zająć skrzynka pocztowa

II. Jeżeli nie trzeba nic z nią robić, ale w przyszłości może być przydatna, przydziel do odpowiedniej zakładki i usuń z „odebranych wiadomości”

III. Jeżeli musisz się nią zająć i zajmie Ci to mniej niż 2 minuty – zrób to od razu. 2 minuty to naprawdę niewiele.

IV. Jeżeli wiesz, że sprawa zajmie Ci więcej czasu, przerób ją na konkretne zadanie z wyznaczonym terminem i wpisz do swojego kalendarza. Następnie usuń wiadomość z „odebranych”

Ja osobiście nie jestem w stanie spać spokojnie, jeżeli na zakończenie dnia nie mam zupełnie czystej i posegregowanej skrzynki pocztowej. Liczba wiadomości nieodebranych, niezałatwionych lub nieposegregowanych zawsze musi być u mnie równa 0 .

Czysta skrzynka pocztowa to szczęśliwa skrzynka.

Autor: Michał Szymański

Zasada Pareto – czyli dlaczego jedynie 20% robionych przez Ciebie rzeczy jest ważna.

Zasada Pareto, zwana także zasadą 20/80, ma wielkie znaczenie dla ludzi sukcesu. Jest niezwykle istotna zwłaszcza dla osób posiadających własne biznesy, gdyż pomaga im zaoszczędzić ogromną ilość czasu i zasobów. Przy właściwym podejściu może ją jednak zastosować każdy człowiek.

Głosi ona, że 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów. Po ludzku: zaledwie mała część wykonywanej przez Ciebie pracy odpowiada za większą część korzyści, jakie otrzymujesz.

Tim Ferriss, autor „4 godzinnego tygodnia pracy” opisuje to świetnie na swoim przykładzie:
– Gdy rozkręcałem swoją firmę  z obłędną wręcz troską dbałem o każdego klienta. Wyczerpująco odpowiadałem nawet na najgłupsze pytania wszystkich zainteresowanych moim produktem. Jednak tylko część z nich miała swój finał w transakcji, ale taki już urok biznesu.
Miałem sporo klientów i każdemu poświęcałem mnóstwo uwagi. Wielu z nich miała postawę niezwykle roszczeniową i ciągle zawracali mi tyłek, pomimo, że zyski przynosili mi minimalne. Wszyscy jednak mówili, że klient jest królem, tak więc nie pyskowałem. Do czasu, aż dowiedziałem się o odkrytej przez włoskiego socjologa zasadzie 20/80, która otworzyła mi oczy. Przemyślawszy dokładnie sprawę uświadomiłem sobie, iż faktycznie kilku moich najlepszych klientów generuje większość zysków w mojej firmie (20% przynosi 80% korzyści). Pozostali klienci to liczne płotki, którym poświęcam mnóstwo czasu, a pieniędzy z mam z tego niewiele (80% czasu poświęcam na klientów, którzy przynoszą mi zaledwie 20% zysków).

zasada paretoCo zrobiłem? Zrezygnowałem ze współpracy z upierdliwymi klientami, którzy marnowali mój czas nie przynosząc mi należytych zysków. Skupiłem się natomiast na zadowoleniu tej garstki klientów, która dawała mi największe zyski. To był strzał w dziesiątkę. Nie tylko zyskałem ogromną ilość wolnego czasu, ale też zwielokrotniłem dochody mojej firmy.
Nie masz się co zastanawiać – od razu skorzystaj z zasady Pareto w swoim życiu. Nie jest ważne, czy chodzi o własny biznes, pracę w korporacji czy życie osobiste. Eliminuj te sprawy, które zabierają większość Twojego, a dają Ci niewiele dobrego. Skup się na tych kilku dających Ci maksimum korzyści.

Autor: Michał Szymański