Kulturka musi być – czyli zasady biznesowego savoir vivre’u

Popełniłeś biznesowe faux pas na spotkaniu z nowym klientem? Ponoć pierwsze wrażenie liczy się najbardziej. Ale nic to. Wszystko jest jeszcze do nadrobienia. W odpowiednim zachowaniu się w oficjalnych sytuacjach pomogą Ci…zasady savoir vivre’u.

Tendencja do ciągłego wartościowania i oceniania innych widoczna jest także w biznesie. Środowisko zawodowe jest niezwykle wyczulone na kwestie nienagannej postawy i kultury osobistej. Nikt nie chciałby, aby przerywano mu jego wypowiedź, spóźniano się na spotkanie czy odbierano na nim telefon. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych zasad, dzięki którym w przyszłości unikniesz kłopotliwych sytuacji, a przy okazji uda Ci się ocenić poziom kultury u potencjalnych klientów i pracodawców.

Grunt to dobrze zacząć

Wydawałoby się, że przywitanie jest banalną sprawą. Jednak i w tym aspekcie obowiązują zasady, których warto przestrzegać, by sprawić jak najlepsze, przysłowiowe pierwsze wrażenie. Zwykle witającym jest ten, który wchodzi do danego miejsca. Jeśli w pomieszczeniu pojawia się przełożony, osoba niższa rangą zobowiązana jest wstać. Podczas przedstawiania siebie i innych należy podać imię i nazwisko danej osoby. Warto, by uścisk dłoni (choć nieobowiązkowy!) był jednostajny i zdecydowany, ale nigdy gwałtowny. Podawanie ręki nie powinno z kolei odbywać się przez biurko czy stół. Wyjście zza nich nie kosztuje wiele, a na pewno przyczynia się na ogół do sprawienia odpowiedniego wrażenia. W kwestii dotyczącej kobiet- nawet w relacjach zawodowych, to panie decydują o wyciągnięciu ręki. Jeśli klientka nie da sygnału, że jest gotowa do powitania, mężczyzna nie musi narzucać jej swojej uprzejmości. Podobne warunki dyktują osoby starsze, o wyższym stanowisku i prestiżu – to na ich krok w przywitaniu powinieneś czekać. Lepiej wykazać się cierpliwością, niż zostać odebranym jako nachalny.

Często przy rozpoczynaniu spotkania pojawia się dylemat – co zrobić z kurtką? W każdym biurze powinno znajdować się odpowiednie miejsce na wierzchnią odzież. Wypada rozebrać się przed wejściem na rozmowę lub spotkanie. Niedopuszczalne jest przywitanie się w płaszczu czy czapce. Gospodarz powinien dać czas swym gościom na swobodne rozebranie się. Jeśli w zasięgu wzroku nie widać wieszaka, na którym można by zawiesić płaszcz, warto zapytać, gdzie go odłożyć. Pamiętaj, że trzymanie ubrań na kolanach, z braku odwagi zapytania o szatnię, na pewno nie będzie dobrym rozwiązaniem.

Jak Cię widzą

Wygląd zewnętrzny w kontaktach biznesowych to zdecydowana podstawa, a raczej aspekt, bez którego trudno będzie Ci nawiązać współpracę, mimo kompetencji czy doświadczenia. Warto pamiętać, że poza firmą czy organizacją, reprezentujesz samego siebie, a to powinno być największą motywacją w dobraniu odpowiedniego stroju. Ubiór musi być schludny, staranny i czysty, a nawet dopasowany do odpowiedniej pory. Dla przykładu: czarny garnitur powinno nosić się tylko wieczorem, po godzinie 20. W dzień najlepiej dobierać szare, popielate czy granatowe marynarki. Takie skomponowanie stroju świadczyć będzie o Twoim obyciu i wiedzy w kwestiach kulturalnych. Z kolei kobiety, którym zależy na dobrej współpracy, zdecydowanie powinny zrezygnować z wielu elementów garderoby i wyglądu, które w innych okolicznościach uchodziłyby za typowe. Na czarną listę trafiają zatem: spódniczki mini, obcisłe stroje, ubrania z odsłoniętymi ramionami i obuwie odkrywające palce czy stopy. Niemile widziane są także długie, rozpuszczone włosy, ostry makijaż i intensywne perfumy. Warto również zrezygnować z biżuterii i długich, pomalowanych paznokci.

Wizytówki w ruch

Kwestią nie do pominięcia jest także wręczanie wizytówek. Zdobywanie kontaktów poszerza przestrzeń w środowisku. Nie dziwi zatem fakt, że powstały one we Francji w towarzyskich celach Ludwika XIV. Niewiele, poza formą, zmieniło się w tej kwestii. Karty wymienia się zawsze na końcu spotkania. Wręczanie wizytówek opiera się na wymianie, dlatego obowiązkowym jest w zamian za kartę rozmówcy, podać własną. Jeśli aktualnie nie posiadasz  osobistej karty, zaznacz powód i obiecaj kontakt ze swojej strony. W sytuacji, gdy spotkanie odbywa się między kilkoma osobami, wizytówkę wręcza się każdej z nich. Nie należy wyróżniać żadnego z rozmówców, mogłoby to urazić pozostałych. Przekazując kartę, trzymaj ją za brzeg w taki sposób, by osoba odbierająca mogła swobodnie chwycić za drugi. Zapis dodatkowych informacji na podarowanej karcie nie jest niczym niekulturalnym. Wizytówki tworzone są właśnie w taki sposób, by na ich odwrocie można było zanotować ewentualne godziny czy daty następnych spotkań. Trudniej byłoby o notatkę w Japonii, tam wizytówki komponowane są obustronnie i dopisek nie byłby mile widziany. Jeszcze jeden, mały szczegół: o kartę nie wypada prosić.

Telefony, telefony

Dzwoniące telefony w sklepach, tramwajach czy kinach, są już normą. Mało kto pamięta czy wie, że rozmowy w obecności innych są oznaką nieodpowiedniego zachowania. Dlatego warto zwrócić uwagę na ten aspekt w tak oficjalnych sytuacjach, jak właśnie spotkania biznesowe. O ile to możliwe, najlepiej telefon wyłącz. Jeśli jednak z istotnych przyczyn nie możesz tego zrobić, wypada uprzedzić kulturalnie swojego rozmówcę o oczekiwaniu na ważną wiadomość i wyciszyć dzwonek, a rozmawiać tylko poza pokojem czy biurem – możliwie jak najkrócej. W liczniejszym gronie, nawet gdy atmosfera jest sprzyjająca, a rozmówcom udało się nawiązać swobodne relacje, przy odbieraniu połączenia należy przeprosić grupę i oddalić się, wedle możliwości, na jak największą odległość, by dialog nie zakłócał spotkania innym. Eksponowanie telefonu uchodzi za równie nieeleganckie, co rozmowa przy stole. Trzymanie go na smyczy czy w kaburze nie sprawia dobrego wrażenia. „Bycie pod telefonem” nie musi świadczyć o naszym rozchwytywaniu i przedsiębiorczości. Może wskazywać za to na brak umiejętności zarządzania własnym czasem. Sugeruje także, że jesteśmy uwiązani z szefem, partnerem czy dzieckiem. Podobnie jest z wykładaniem telefonu na biurko czy stół. Powinien on znajdować się w kieszeni, teczce lub torebce.

Zawsze i wszędzie

Poznanie zasad kindersztuby może być pierwszym krokiem w swobodnym poruszaniu się w biznesowym środowisku. Z pewnością nie jest jednak jedynym wyznacznikiem sukcesu. Dlatego owszem, warto znać wymogi, nie oznacza to jednak, że możemy zapomnieć o własnej osobowości i pozwolić zdominować się sztywnym regułom. Stąd jedna, najstarsza zasada, dotycząca każdej dziedziny – nigdy nie należy bać się być sobą.

Autor: Paula Szewczyk

Zdobywaj doświadczenie zawodowe podróżując

Do lamusa odchodzi pogląd, w myśl którego studia to jedynie wykłady, kolokwia, egzaminy i pani Bożena z dziekanatu. Współczesny student sukcesu to człowiek przede wszystkim przedsiębiorczy – ma głowę pełną pomysłów i wie jak na nich zarobić. Jednak idee nie spadają z nieba, a pierwszy milion też się sam nie zarobi. Skąd inspirację czerpią Ci, którym udało się zrealizować swoje marzenia? Odpowiedzią są trzy proste słowa : pasja, podróże, ludzie. Te trzy ważne elementy zmieszane ze sobą w odpowiednich proporcjach, z domieszką determinacji i ciężkiej pracy, są przepisem na biznesowe natchnienie. Za chwilę przedstawię Ci jedną z możliwości, dzięki której zadbasz o wszystkie wyżej wymienione składniki – będziesz mógł rozwijać swoje zainteresowania podróżując po świecie i poznawać inspirujących ludzi z różnych krajów. Zanim jednak uchylę rąbka tajemnicy zadam Ci małe pytanie.

A może Indonezja?

Czy wiedziałeś, że Unia Europejska umożliwia każdemu swojemu obywatelowi (przed skończeniem 30tego roku życia, bez znaczenia czy jesteś studentem, uczniem, czy aktualnie nic nie robisz) wyjazd w dowolne miejsce na świecie, opłacając mu transport, zakwaterowanie, wyżywienie, naukę lokalnego języka oraz opiekuna? Taki pobyt za granicą (w swojej formie przypominający staż zagraniczny lub praktyki zagraniczne) może trwać od 2 do 12 miesięcy i jest świetną okazją,  aby zdobyć doświadczenie zawodowe, podszkolić język obcy i co być może najciekawsze – odbyć podróż marzeń.  Skorzystać z tego można tylko raz w życiu. Zaciekawiony?  W takim razie jedziemy dalej.

Opisana powyżej możliwość to tak zwany EVS, czyli wolontariat europejski (wpisując te hasła w google bez problemu znajdziesz masę informacji na ten temat). Osoba decydująca się na taką podróż spośród długiej listy organizacji w różnych krajach wybiera taką, której działania związane są z jej zainteresowaniami. Jeden z moich znajomych spędził rok w Rzymie, pomagając przy organizacji koncertów. Inny opiekował się kameralnym kinem na Cyprze. Kilku zdecydowało się na tak egzotyczne miejsca jak Peru czy Indonezja. Wychodzi na to, że jedynym ograniczeniem jest własna wyobraźnia…oraz odwaga.

Działaj!

Kolejną okazją do inwestowania w swój rozwój (a przy okazji do podróżowania) są tak zwane wymiany młodzieżowe. W odróżnieniu od wolontariatu korzystać z nich można bez żadnych limitów. Wyjazdy są też znacznie krótsze, trwają najczęściej około 10 dni. Jedynym warunkiem uczestnictwa jest chęć robienia czegoś więcej niż leżenie na plaży.  Dla przykładu, w październiku 2012 roku wraz ze swoją grupą studencką poleciałem do Palermo wziąć udział w tego typu projekcie. W tym przypadku uczestnicy z kilku krajów brali udział w różnych działaniach mających na celu przeciwdziałanie rasizmowi w Palermo. Kolejny przykład – wymiana w Rzymie na temat tańca ulicznego. W Barcelonie o graffiti. W Brukseli o państwie obywatelskim.

Każdy taki projekt był dla mnie wspaniałym doświadczeniem, pozwolił mi rozwinąć siebie, poznać świetnych ludzi, a także zwiedzić kawałek świata. Czemu Ty miałbyś nie skorzystać z takiej okazji?

Jak to zrobić?

Co musisz zrobić, żeby wziąć udział w wymianie młodzieżowej? Internet wskaże Ci drogę. Wpisz adres www.mlodziez.org.pl i sprawdź dokładnie tą stronę. Znajdziesz tam wszystkie potrzebne informacje, które postawią przed Tobą świat otworem.

Warto zaznaczyć, że każda taka wymiana to mały unijny projekt, a jego realizacja wymaga pewnego wysiłku i zaangażowania. Jeżeli jednak nie zniechęcisz się łatwo, Twoje życie będzie usłane inspirującymi podróżami, które zaowocują w Twoim życiu może nawet bardziej, niż kolejny wykład o teorii tego i owego.

Pamiętaj, że w ramach wyżej wymienionych działań nie musisz wykładać własnych funduszy. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze będziesz mógł ze spokojnym sumieniem wydać na książki, kino, wieczór ze znajomymi czy suplementy na siłownie. Powodzenia!

 Autor: Michał Szymański