Kulturka musi być – czyli zasady biznesowego savoir vivre’u

Popełniłeś biznesowe faux pas na spotkaniu z nowym klientem? Ponoć pierwsze wrażenie liczy się najbardziej. Ale nic to. Wszystko jest jeszcze do nadrobienia. W odpowiednim zachowaniu się w oficjalnych sytuacjach pomogą Ci…zasady savoir vivre’u.

Tendencja do ciągłego wartościowania i oceniania innych widoczna jest także w biznesie. Środowisko zawodowe jest niezwykle wyczulone na kwestie nienagannej postawy i kultury osobistej. Nikt nie chciałby, aby przerywano mu jego wypowiedź, spóźniano się na spotkanie czy odbierano na nim telefon. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych zasad, dzięki którym w przyszłości unikniesz kłopotliwych sytuacji, a przy okazji uda Ci się ocenić poziom kultury u potencjalnych klientów i pracodawców.

Grunt to dobrze zacząć

Wydawałoby się, że przywitanie jest banalną sprawą. Jednak i w tym aspekcie obowiązują zasady, których warto przestrzegać, by sprawić jak najlepsze, przysłowiowe pierwsze wrażenie. Zwykle witającym jest ten, który wchodzi do danego miejsca. Jeśli w pomieszczeniu pojawia się przełożony, osoba niższa rangą zobowiązana jest wstać. Podczas przedstawiania siebie i innych należy podać imię i nazwisko danej osoby. Warto, by uścisk dłoni (choć nieobowiązkowy!) był jednostajny i zdecydowany, ale nigdy gwałtowny. Podawanie ręki nie powinno z kolei odbywać się przez biurko czy stół. Wyjście zza nich nie kosztuje wiele, a na pewno przyczynia się na ogół do sprawienia odpowiedniego wrażenia. W kwestii dotyczącej kobiet- nawet w relacjach zawodowych, to panie decydują o wyciągnięciu ręki. Jeśli klientka nie da sygnału, że jest gotowa do powitania, mężczyzna nie musi narzucać jej swojej uprzejmości. Podobne warunki dyktują osoby starsze, o wyższym stanowisku i prestiżu – to na ich krok w przywitaniu powinieneś czekać. Lepiej wykazać się cierpliwością, niż zostać odebranym jako nachalny.

Często przy rozpoczynaniu spotkania pojawia się dylemat – co zrobić z kurtką? W każdym biurze powinno znajdować się odpowiednie miejsce na wierzchnią odzież. Wypada rozebrać się przed wejściem na rozmowę lub spotkanie. Niedopuszczalne jest przywitanie się w płaszczu czy czapce. Gospodarz powinien dać czas swym gościom na swobodne rozebranie się. Jeśli w zasięgu wzroku nie widać wieszaka, na którym można by zawiesić płaszcz, warto zapytać, gdzie go odłożyć. Pamiętaj, że trzymanie ubrań na kolanach, z braku odwagi zapytania o szatnię, na pewno nie będzie dobrym rozwiązaniem.

Jak Cię widzą

Wygląd zewnętrzny w kontaktach biznesowych to zdecydowana podstawa, a raczej aspekt, bez którego trudno będzie Ci nawiązać współpracę, mimo kompetencji czy doświadczenia. Warto pamiętać, że poza firmą czy organizacją, reprezentujesz samego siebie, a to powinno być największą motywacją w dobraniu odpowiedniego stroju. Ubiór musi być schludny, staranny i czysty, a nawet dopasowany do odpowiedniej pory. Dla przykładu: czarny garnitur powinno nosić się tylko wieczorem, po godzinie 20. W dzień najlepiej dobierać szare, popielate czy granatowe marynarki. Takie skomponowanie stroju świadczyć będzie o Twoim obyciu i wiedzy w kwestiach kulturalnych. Z kolei kobiety, którym zależy na dobrej współpracy, zdecydowanie powinny zrezygnować z wielu elementów garderoby i wyglądu, które w innych okolicznościach uchodziłyby za typowe. Na czarną listę trafiają zatem: spódniczki mini, obcisłe stroje, ubrania z odsłoniętymi ramionami i obuwie odkrywające palce czy stopy. Niemile widziane są także długie, rozpuszczone włosy, ostry makijaż i intensywne perfumy. Warto również zrezygnować z biżuterii i długich, pomalowanych paznokci.

Wizytówki w ruch

Kwestią nie do pominięcia jest także wręczanie wizytówek. Zdobywanie kontaktów poszerza przestrzeń w środowisku. Nie dziwi zatem fakt, że powstały one we Francji w towarzyskich celach Ludwika XIV. Niewiele, poza formą, zmieniło się w tej kwestii. Karty wymienia się zawsze na końcu spotkania. Wręczanie wizytówek opiera się na wymianie, dlatego obowiązkowym jest w zamian za kartę rozmówcy, podać własną. Jeśli aktualnie nie posiadasz  osobistej karty, zaznacz powód i obiecaj kontakt ze swojej strony. W sytuacji, gdy spotkanie odbywa się między kilkoma osobami, wizytówkę wręcza się każdej z nich. Nie należy wyróżniać żadnego z rozmówców, mogłoby to urazić pozostałych. Przekazując kartę, trzymaj ją za brzeg w taki sposób, by osoba odbierająca mogła swobodnie chwycić za drugi. Zapis dodatkowych informacji na podarowanej karcie nie jest niczym niekulturalnym. Wizytówki tworzone są właśnie w taki sposób, by na ich odwrocie można było zanotować ewentualne godziny czy daty następnych spotkań. Trudniej byłoby o notatkę w Japonii, tam wizytówki komponowane są obustronnie i dopisek nie byłby mile widziany. Jeszcze jeden, mały szczegół: o kartę nie wypada prosić.

Telefony, telefony

Dzwoniące telefony w sklepach, tramwajach czy kinach, są już normą. Mało kto pamięta czy wie, że rozmowy w obecności innych są oznaką nieodpowiedniego zachowania. Dlatego warto zwrócić uwagę na ten aspekt w tak oficjalnych sytuacjach, jak właśnie spotkania biznesowe. O ile to możliwe, najlepiej telefon wyłącz. Jeśli jednak z istotnych przyczyn nie możesz tego zrobić, wypada uprzedzić kulturalnie swojego rozmówcę o oczekiwaniu na ważną wiadomość i wyciszyć dzwonek, a rozmawiać tylko poza pokojem czy biurem – możliwie jak najkrócej. W liczniejszym gronie, nawet gdy atmosfera jest sprzyjająca, a rozmówcom udało się nawiązać swobodne relacje, przy odbieraniu połączenia należy przeprosić grupę i oddalić się, wedle możliwości, na jak największą odległość, by dialog nie zakłócał spotkania innym. Eksponowanie telefonu uchodzi za równie nieeleganckie, co rozmowa przy stole. Trzymanie go na smyczy czy w kaburze nie sprawia dobrego wrażenia. „Bycie pod telefonem” nie musi świadczyć o naszym rozchwytywaniu i przedsiębiorczości. Może wskazywać za to na brak umiejętności zarządzania własnym czasem. Sugeruje także, że jesteśmy uwiązani z szefem, partnerem czy dzieckiem. Podobnie jest z wykładaniem telefonu na biurko czy stół. Powinien on znajdować się w kieszeni, teczce lub torebce.

Zawsze i wszędzie

Poznanie zasad kindersztuby może być pierwszym krokiem w swobodnym poruszaniu się w biznesowym środowisku. Z pewnością nie jest jednak jedynym wyznacznikiem sukcesu. Dlatego owszem, warto znać wymogi, nie oznacza to jednak, że możemy zapomnieć o własnej osobowości i pozwolić zdominować się sztywnym regułom. Stąd jedna, najstarsza zasada, dotycząca każdej dziedziny – nigdy nie należy bać się być sobą.

Autor: Paula Szewczyk

Author: Paula Szewczyk

Polonistka i dziennikarka, absolwentka dwóch uniwersytetów - w Łodzi i w Warszawie, zainteresowana przede wszystkim historią miast, i ludzi, nigdy nie odmawia książki.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *