Rzeczy, których nie powinieneś robić zarządzając sobą w czasie

Trudno znaleźć osobę, która przynajmniej raz w życiu nie zrobiła „Listy rzeczy do zrobienia”. Niewiele jest jednak osób zdających sobie sprawę, że nie mniej ważne jest zdefiniowanie spraw, od jakich powinniśmy trzymać się z daleka. Do tego właśnie służy „Lista rzeczy do NIE robienia”.

Dlaczego powinieneś zrobić taką listę?
Każdego dnia marnujemy ogromną ilość czasu na bezsensowne działania. W większości przypadków tracimy go na te same, powtarzające się z dnia na dzień rzeczy. Myślę, że wiesz o czym mówię.


Czy poniższe frazy wydają Ci się znajome?
– jeszcze tylko na chwilę sprawdzę Facebooka
– kolejny odcinek mojego ulubionego serialu i wracam do pracy
– muszę sprawdzić maila, bo może przyszło coś ważnego
– odpiszę na tą wiadomość, żeby nie wypadło mi z głowy
– dawno nie odzywałam się do Kaśki, zadzwonię i zapytam się co u niej
– zgłodniałam…

Wymieniać można w nieskończoność. Nasz umysł na wszelkie możliwe sposoby chroni się przed pracą, a Ty ułatwiasz mu zadanie jeśli każdego dnia z tego samego powodu marnujesz czas.

lista rzeczyCo powinieneś zrobić?
1. Przyjrzyj się swojej pracy w ciągu ostatniego tygodnia.
2. Wypisz na kartce wszystkie rzeczy, jakie odciągnęły Cię od realizacji postawionych celów.
3. Wybierz te, które pojawiają się najczęściej – to Twoi najwięksi złodzieje czasu i z nimi musisz uporać się w pierwszej kolejności.
4. Przygotuj swoją „Listę rzeczy do NIE robienia” i powieś ją w widocznym miejscu

Twoja lista nie musi obowiązywać cały dzień. Ważne jest, abyś przestrzegał jej w czasie swojej pracy. Jeśli więc wyznaczysz sobie, że pracujesz od 8.00 do 16.00, to po skończeniu swoich obowiązków czuj się wolny do robienia wszystkiego na co masz ochotę.

Czas, który po pracy „zmarnujesz” na przyjemności nie jest zmarnowany. To nagroda, która następnego dnia będzie Cię motywować do osiągania jeszcze ambitniejszych celów.

Autor: Michał Szymański

Uprzejmość? Lepiej z nią nie przesadzaj

Lubisz słyszeć słowo „dziękuję” ? Ja też. Otrzymanie wdzięczności za udzielenie komuś pomocy to nadzwyczaj przyjemne uczucie. Zwykła codzienna uprzejmość potrafi nawet dać poczucie szczęścia i życia w zgodzie ze światem. Odwzajemniony uśmiech gwarantuje dobry nastrój na cały dzień.

Wyświadczanie innym przysług przychodzi nam tym łatwiej, że miganie się od takiego koleżeńskiego obowiązku jest nad wyraz źle postrzegane przez otoczenie. Wiele osób zdaje sobie z tego sprawę i często zaczyna wykorzystywać Cię do załatwienia spraw, na którego sami nie mają ochoty. Jakie to ma dla Ciebie konsekwencje?

Podam Ci prosty przykład.
Na BiznesFlow codziennie dostają wiele zapytań odnośnie stypendiów, staży i wyjazdów. Pomimo tego, że wszystkie niezbędne informację zawarte są w danym newsie, ludzie pytają mnie o najbardziej oczywiste rzeczy. Najczęściej po prostu nie chce im się przeczytać tekstu do końca lub kliknąć w odnośnik. Gdybym miał odpowiadać na te wszystkie pytania i rozwiązywać zawarte w nich problemy, przez cały dzień musiałbym nie robić nic innego. Nie miałbym nawet czasu, żeby szukać kolejnych atrakcyjnych ofert dla moich czytelników. Wszyscy by na tym stracili.

Dlatego też w takich sytuacjach pozwalam sobie na szczerość. Piszę do danej osoby: „Droga Kasiu/Drogi Rafale. Odpowiedź na Twoje pytanie znajduje się w ogłoszeniu, które przeczytałeś/aś. Jestem przekonany, że świetnie sam sobie poradzisz ze znalezieniem rozwiązania. Trzymam kciuki i życzę powodzenia przy rekrutacji!”.
Jeszcze nigdy nie zdarzyło mi się, aby ktoś był niezadowolony z takiej odpowiedzi. Podobną taktykę stosuję w realnym życiu.

Bądź świadom, że ludzie proszący Cię o pomoc prawie zawsze są w stanie samodzielnie wykonać dane zadanie.

uprzejmośćCo możesz zrobić, aby uniknąć nadużywania Twojej uprzejmości?
1. Gdy pracujesz nad danym zadaniem wyłącz telefon na kilka godzin. Z pewnością przez ten czas nie stanie się nic takiego, czego nie dałoby się później ewentualnie naprawić.
2. Nie sprawdzaj tego cholernego maila i facebooka tak często.
3. Od czas do czasu „zgub się”. Nie mów nikomu gdzie wychodzisz ani co będziesz robił. Odetnij się od świata na trochę i skup się na realizacji Twoich celów.
4. Miej zawsze przygotowaną dobrą wymówkę.
5. Bądź świadom, że niektórzy mogą chcieć wykorzystać Twoją uprzejmość.
6. Bądź szczery wobec ludzi i okazuj im szacunek.

Jak mawia mój ulubiony Tim Ferris: „Lepiej raz błagać o wybaczenie, niż 1000 razy zmarnować czas na wykonywanie rzeczy, które mogą się wykonać same”.

 Autor: Michał Szymański

Dlaczego spotkania zawodowe są stratą czasu

Wiele znajomych mi osób nazwałoby „bluźnierczym” to co teraz napiszę. Mimo wszystko ja obstawiam przy swoim. Spotkania zawodowe to w większości przypadków najzwyczajniejsze w świecie marnotrawienie cennego czasu. Musiało upłynąć wiele lat, zanim to sobie uświadomiłem. Dlaczego tak długo? Zapewne jak wielu innych wierzyłem w złudne tezy o zaletach tego podejścia. Najpopularniejsze z nich to:

1.Niektórych rzeczy nie da się załatwić na odległość, trzeba je przegadać.

– Zastanów się mocno i odpowiedz sobie szczerze, kiedy ostatni raz jakaś sprawa nie dałaby się opisać w mailu? Czy naprawdę spotkanie było absolutnie niezbędne?

2. Spotkania w rzeczywistości budują relację w zespole.

– Czy nie lepiej budować relację poprzez zorganizowanie spotkania nakierowanego na budowanie relacji (np. „spotkanie po robocie), a w trakcie pracy skupić się wyłącznie na niej?

3. Na odległość nie da się przeprowadzić np. burzy mózgów.

-Serio? Co trudnego jest w wysłaniu sobie nawzajem opracowanych przez siebie pomysłów, a następnie wspólnym ich przegłosowaniu przez Internet i wybraniu najlepszych?

Tim Ferriss w swoim „4godzinnym tygodniu pracy” sugeruje, żeby zadania próbować wykonywać według następującego schematu:

1. Kontakt przez e-mail , 2. Rozmowa telefoniczna, 3. Spotkanie

Każde zadanie zaczynasz od próby załatwienia go poprzez e-mail. Gdy to absolutnie niemożliwe przechodzisz do opcji z telefonem. Dopiero pod koniec, gdy wszystko inne nie wypali, organizujesz spotkanie.

spotkaniaDlaczego spotkania są marnotrawstwem ? Ponieważ tracisz czas na:

1. dojazd
2. przygotowanie się do wyjścia
3. czekanie na spóźnialskich
4. ustalenie programu spotkania
5. ustalenie zasad spotkania
6. rozmowy towarzyskie (Twoje lub innych uczestników spotkania)
7. ciągłym odchodzeniu od tematu i nieustannych dygresjach
8. kłótnie i sprzeczki
9. gadkę ludzi, którzy rozwlekają temat
10. głosowania

Dzisiaj technika umożliwia nam pracę na odległość. Dotyczy to również spotkań, które większość można załatwić przez Internet, a w dodatku osiągnąć o wiele lepszy efekt.

Pewien mądry człowiek (którego nazwiska niestety nie pamiętam) napisał kiedyś niezwykle cenną rzecz:

– Jeśli wybierasz się na spotkanie zawodowe to zadbaj o to, żeby nie było na nim krzeseł. Gdy ludzie nie mają gdzie posadzić tyłków szybko tracą ochotę na bezproduktywne rozmowy i z wyjątkową sprawnością dochodzą do sedna sprawy.

 Autor: Michał Szymański

Wielozadaniowość ? Liczy się tylko to, w czym możesz być najlepszy.

Wszechstronność, wielozadaniowość, umiejętność dzielenia uwagi – te cechy przedstawia się najczęściej jako cnoty współczesnego pracownika. Powinieneś bardzo mocno wziąć sobie do serca te porady – zwłaszcza, jeśli chcesz przez resztę życia wykonywać niewymagające zawody, polegające na robieniu wszystkiego, czego tym wyżej postawionym robić się nie chce.

Wielozadaniowość vs perfekcja

Gdybym w swojej pracy miał się kierować takimi wartościami jak wielozadaniowość czy wszechstronność, moja doba musiałaby trwać co najmniej 48 godzin (dodatkowo zakładając, że spałbym 2 godziny dziennie). Oczywiście jakość i efektywność mojej pracy spadłaby na łeb na szyję. Dlaczego?

Próbowałem być kiedyś równie wszechstronny jak Leonardo da Vinci. Niestety okazało się, że nie jestem geniuszem. Owoce mojej pracy co prawda faktycznie podchodziły pod wiele różnych dziedzin, jednak ich wykonanie było co najwyżej przeciętne. Czy przeciętnością da się cokolwiek osiągnąć? Oczywiście, że nie. Wybicie się z czymkolwiek we współczesnym świecie wymaga od Ciebie, abyś był w tym najlepszy, bez względu na to, czy tworzysz muzykę, programujesz czy też rozkręcasz własny biznes. Chyba, że faktycznie bycie przeciętnym wcale Ci nie przeszkadza, a do szczęścia wystarczy Ci minimum osiągnięć – wtedy możesz sobie odpuścić ten artykuł.

wielozadaniowośćCo powinieneś zrobić, jeśli chcesz osiągnąć sukces w wybranej przez siebie dziedzinie?

Skup się na jednej, wąskiej specjalizacji i zrób wszystko, żeby osiągnąć w tym mistrzostwo. Wykonanie wszystkich rzeczy, w których nie możesz być najlepszy, zlecaj innym ludziom.

Proces ten nazywa się delegowaniem zadań i ja osobiście uważam go za jeden z najważniejszych aspektów zarządzania sobą w czasie. Jestem w stanie oddać naprawdę wiele (udziałów w przyszłych zyskach / profitów związanych z wykonaniem danego zadania / pieniędzy, które trzeba zapłacić), jeżeli tylko ktoś wykona za mnie obowiązek, który  nie rozwija mnie w mojej specjalizacji. Na dłuższą metę zawsze jest to dla Ciebie korzystne.

Pamiętaj, czas masz ograniczony, a najlepszy we wszystkim być nie możesz. Chcesz być przeciętny w wielu dziedzinach? Ok, ale bądź świadom, że przeciętnością się nie wygrywa. Skup się na jednej rzeczy, rozkochaj się w niej i strać dla niej głowę. O resztę niech martwią się inni.

 Autor: Michał Szymański

Zarządzanie czasem – przykład produktywnego dnia.

Dzisiaj chciałbym podzielić się z Tobą czymś bardzo osobistym. Nie przychodzi mi to z łatwością ale postaram się to zrobić najlepiej jak umiem. Ostatnio wiele osób napisało do mnie pytanie, jak w zasadzie wygląda mój dzień. Tyle tekstów napisanych o  produktywności, ale czy Ty sam z tych rad naprawdę korzystasz? – mniej więcej taki był sens większości z tych pytań.

Cóż, zarządzanie czasem, czy też raczej zarządzanie sobą w czasie, jest dla mnie zdecydowanie czymś więcej niż tylko tematem na artykuł. To skuteczne narzędzie na realizację moich celów i marzeń. Jak mógłbym zrezygnować z jego wykorzystania, skoro wiem, że moje plany są warte tego, by je urzeczywistniać?

Zarządzanie czasem na przykładzie mojego dnia

Niedługo minie rok odkąd wprowadziłem mój osobisty system zarządzania sobą w czasie. Dokładnie w lutym 2013 roku zdecydowałem się na spanie cyklami, około 5,5 h w nocy i 15 minut w ciągu dnia – razem nie więcej niż 6 godzin ( możesz przeczytać o tym w artykule : Efektywny i zdrowy sen – czyli jak wydłużyć sobie dobę o kilka godzin ) . To był dla mnie przełomowy moment i od tej pory (aż do dzisiaj) stopniowo ulepszałem i harmonizowałem swój plan dnia.

Kładę się spać zawsze o 23.45 i około 5 do 15 minut zajmuje mi zaśnięcie.

5.30 – 5.45 kończy się mój cykl. Obecnie nie korzystam już z budzika, budzę się z automatu bez pomocy elektroniki.

Pomiędzy 6.00 a 12.00 zawsze realizuję działania związane z długoterminowymi projektami. Każda godzina ( a najlepiej każda minuta) powinna być jak najprecyzyjniej zaplanowana, włącznie z ustalonymi przerwami. W tym też czasie sprawdzam pocztę ( według ustalonych zasad mogę to robić tylko 3 razy dziennie – chociaż i tak powinienem ograniczyć to do 2).

Czas od 12.00 do 14.00 zarezerwowany jest na mój trening. Później szybki obiad i o 15 jestem znowu gotowy do działania.

15.00 – 18.00 daję sobie czas na swobodną realizację tych zadań, które nie mają swojego ustalonego deadline`u . Jedynym celem jest, aby były rozwijające, czy to moją działalność, czy mnie samego.

Od 18.00 mam wolne. Szczerze jednak przyznam, że moja praca daje mi tyle radości, iż zamiast czasami ruszyć tyłek i wyjść z domu, spędzam resztę dnia tworząc nowe pomysły i rozwijając swoje projekty.

Wieczorem robię listę dobrych rzeczy – czyli wszystkich pozytywnych spraw, które wydarzyły się podczas dzisiejszego dnia. Pozwala mi to zachować energię i stworzyć nowe pokłady motywacji do działania na przyszłość .Możesz przeczytać o tym w artykule: Jak nauczyć się szczęścia .

1Podsumowanie:

 1. Im bardziej precyzyjnie zaplanowany dzień, tym czuję się lepiej. Plan należy przygotować co najmniej dzień wcześniej.

2. Liczy się efekt, a nie ilość włożonej pracy czy poświęconego wysiłku. Jeśli się nad czymś wyjątkowo ciężko napracowałem, a efekt jest mizerny to znaczy, że coś poszło nie tak.

3. Grupuję zadania, aby można było wykonać ich większą ilość jednym ciągiem.

4. Sprawdzam pocztę góra 3 razy dziennie (powinienem 2, przyznaję bez bicia)

5. Sprawdzam prywatnego facebooka maks 2 razy dziennie. Stworzyłem sobie drugie konto (bez znajomych i innych czynników rozpraszających) do wykonywania obowiązków zawodowych. Na swoim prywatnym koncie zablokowałem całą tablicę aktualności. Wyświetlają mi się jedynie powiadomienia z prasy ekonomicznej. Jeżeli chcę sprawdzić, co słychać u mojego znajomego, to zamiast przeglądać jego zdjęcia po prostu do niego dzwonię i pytam lub proponuję spotkanie.

6. Minimalizuję rozpraszacze. Jeśli to możliwe, odłączam się od Internetu. Telefon jest zawsze wyciszony.

7. Maksymalnie koncentruję się na jednym zadaniu i staram się je wykonać od początku do końca bez żadnych przerw.

8. Cały mój plan dnia poddany jest twórczej rutynie. Wykonuję dane zadania z automatu, dzień po dniu coraz lepiej. Taka systematyczność pozawala na ogromne zwiększenie efektywności. Mocno polecam Ci artykuł Poznaj silę nawyku i dowiedz się, dlaczego najsłynniejsi ludzie sukcesu kochali rutynę.

9  Motywuję się i nagradzam sam siebie. Na ścianie wiszą zdjęcia i obrazy przedstawiające moje marzenia, z których biorę energię do działania. Gdy skończę jakieś zadanie chwalę sam siebie za dobrze wykonaną pracę.

10. Wiem po co to wszystko robię. Przed moimi oczami wisi wielka kartka, z wypisanymi celami miesięcznymi, rocznymi i 10 letnimi. Na myśl o ich realizacji czuje ogromną ekscytację i niewyczerpaną energię do działania

Najważniejsza myśl z całego artykułu: bez marzeń i celów wszystkie powyższe porady nie mają zbyt wiele sensu, a same „ zarządzanie czasem ” to tylko pusta fraza.

 Autor: Michał Szymański

Produktywność – o co powinieneś zadbać w pierwszej kolejności

Produktywność i efektywność Twojej pracy jest istotniejsza, od ilości włożonego wysiłku i poniesionego trudu z tą pracą związanego. Presja społeczna wymusza na nas, abyśmy pracowali ciężko. Jeśli jesteś uzdolniony w jakiejś dziedzinie lub nie brakuje CI sprytu, zapewne wiele rzeczy potrafisz wykonać o wiele szybciej (a przy tym lepiej) od innych. Prawdopodobnie tez nie raz spotkałeś się z negatywnymi reakcjami otoczenia, gdy swoje obowiązki kończyłeś wcześniej niż oni. I choćby Twoja praca przynosiła o 200% lepsze efekty, gdy nie sprawia Ci to trudności i nie kończysz zadania z umęczoną miną, aprobaty współpracowników / kolegów / rodziców nie uzyskasz. „Sorry, taki mamy klimat” chciałoby się rzec.

Produktywność i efektywność jako priorytety

Timothy Ferriss, autor „4godzinnego tygodnia pracy”, jednej z najlepszych  książek jaką przeczytałem,  pisze o tym zagadnieniu bardzo rozlegle. Ponieważ Ferrissowi udało się wprowadzić w życie niesamowity system zarządzania sobą w czasie, chciałbym Ci przybliżyć jego założenia. Temat jest rozległy i rozłożę go na kilka osobnych artykułów. W tym chciałbym się skupić na tzw. „rozpraszaczach”. Co kryje się pod tym terminem? Wszystko, co nie pozwala Ci się maksymalnie skupić na wykonaniu jednego zadania od początku do końca, z jak najmniejszymi przestojami i przerwami.

Twoja produktywność cierpi z powodu Twojej skrzynki pocztowej

Być może wydaje Ci się, że sprawdzanie skrzynki co 5 minut pozwala Ci na bieżąco reagować na nowe sprawy. Daje Ci to poczucie bezpieczeństwa, gdyż wiesz, że w razie problemu będziesz mógł się nim zająć od razu. Dodatkowo taka ciągła dyspozycyjność pozwala Ci się czuć dobrze ze samym sobą, bo świadczy o tym, że ciężko pracujesz. Powinieneś zdać sobie sprawę, iż to tylko złudzenia. Odpowiedz sobie szczerze na poniższe pytania:

  1. Kiedy ostatnio na Twoją pocztę przyszła wiadomość, która wymagała absolutnie natychmiastowej reakcji? Czy nie mogłaby poczekać? Czy w razie spóźnienia nie dałoby się tego naprawić?
  2. Jesteś w stanie policzyć, jak wiele czasu tracisz przez sprawdzanie co chwilę skrzynki i bieżące odpowiadanie na wiadomości? Dolicz do tego zmarnotrawiony czas związany z przerwaniem aktualnie wykonywanego zadania. Przerwanie danej czynności i rozproszenie uwagi na inną sprawę powoduje kolosalne wydłużenie się czasu realizacji tego zadania. Pamiętaj, że grupowanie zadań i ich zbiorowa realizacja znacząco zwiększa produktywność. Sprawdzaj maila góra 2 razy dziennie i wykonuj związane z nową pocztą zadania grupowo, w jednym czasie i jednym ciągiem.
  3. Ciężka praca nie świadczy o dobrej pracy. Jeśli tak czujesz, bądź świadomy, że to tylko presja społeczna. Opowiem Ci historię:

produktywność– Ojciec z synem cały dzień przerzucali węgiel. Pod wieczór, gdy już byli ledwo żywi i udało im się uporać z całym zadaniem ojciec powiedział do syna: „Synu, jestem z Ciebie dumny. Ciężko dzisiaj pracowałeś. Pamiętaj – ciężka praca zawsze popłaca”. Syna bardzo poruszyły te słowa i gdy ojciec wrócił do domu, on został jeszcze na podwórzu. Chwycił łopatę i przerzucił cały węgiel z kotłowni z powrotem przed dom. Napracował się koszmarnie ciężko. Jak sądzisz, czy ta ciężka praca mu się opłaciła?

Użyj swojego rozumu, żeby nie pracować bez sensu. Nie poddawaj się presji otoczenia i przyjemnym słowom innych ludzi, którzy zachęcają Cię do ciężkiej i nie przynoszącej efektów pracy.

O wiele poważniejszym przeciwnikiem niż e-mail jest facebook. Ten portal społecznościowy to skonstruowany z piekielnym rozmachem mechanizm, który ma służyć Twojemu jak największemu rozkojarzeniu i jak najdłuższemu przyciągnięciu Twojej uwagi. Jego system zmyślnie podsuwa Ci po nos kolejne treści (nowe zdjęcia znajomych, nowe wydarzenie, nowe komentarze). Ty natomiast błądzisz po tym labiryncie i bez sensu tracisz czas.

Podsumowanie:

  1. Sprawdzaj swoją skrzynkę pocztową góra 2 razy dziennie.
  2.  Grupuj zadania i wykonuj je jednym ciągiem w jednym czasie
  3. Maksymalnie skupiaj się na wykonywaniu jednego zadania na raz, z jak najmniejszą ilością przerw. Unikaj rozproszenia uwagi.
  4. Wyłącz powiadomienia w telefonie o nowych e-mailach lub aktualnościach na facebooku.
  5. Sprawdzaj facebooka góra 2 razy dziennie. Jeżeli chcesz zobaczyć, co słychać u Twoich znajomych, to zamiast przeglądać ich zdjęcia po prostu do nich zadzwoń i umów się na spotkanie. Nie martw się też, że nie odbierzesz jakiejś ważnej wiadomości. Jeśli będzie naprawdę pilna, to z pewnością ktoś do Ciebie zatelefonuje.
  6. Nie daj presji społecznej. Jeśli zmusza Cię ona do kreślenia kwadratów zaznaczenia na monitorze Twojego komputera i udawania, że pracujesz, bądź gotów się jej przeciwstawić.

 Autor: Michał Szymański

Prokrastynacja – czyli uporczywe odkładanie spraw na później

Czy prokrastynacja to coś, czym powinieneś się martwić?

Sprawdź, czy któraś z poniższych czynności wydaje Ci się znajoma:

1. zadania najczęściej wykonujesz na ostatnią chwilę

2. skupiasz się najczęściej na celach krótkoterminowych

3. nie lubisz planować długotermino i nie za bardzo nawet wiesz, jak się za to zabrać

4. uważasz, że planowanie dalekosiężnych celów jest bez sensu, bo i tak nie jesteśmy w stanie przewidzieć co się stanie w przyszłości

5. zdarza Ci się wybrać przyjemność zamiast pracy

6. zarządzanie sobą w czasie oraz planowanie swojego dnia sprawiają Ci problem

7. obiecujesz rzeczy, których potem nie realizujesz

8. nie ustalasz sobie priorytetów i gdy masz dużo zadań do zrobienia często zaczynasz od tych najmniej ważnych, byleby tylko mieć poczucie, że coś robiłeś

9. masz mnóstwo świetnych pomysłów (na życie, na pracę, na własny biznes, na wakacje, podróże itp.) ale nawet nie wiesz czemu, nigdy nie realizujesz żadnego z nich

10. najbardziej do pracy motywuje Cię świadomość, że za niewykonanie zadania grozi Ci kara

11. gdy masz pewność (albo chociaż podejrzenie), że za niewykonanie danego zadania nie spotka Cię kara,  po prostu odpuszczasz

12. „przecież i tak zdążę to jeszcze zrobić” pojawia się w Twojej głowie wyjątkowo często

13. czekasz na „odpowiedni moment” aby zacząć wykonywanie zadania

14. obawiasz się, że poniesiesz porażkę a wykonane przez Ciebie zadanie zostanie ocenione negatywnie

15. czas przecieka Ci przez palce, a Ty często nawet nie potrafisz powiedzieć, nad czym spędziłeś ostatnie godziny

16. wiesz, że mógłbyś zrobić i osiągnąć naprawdę dużo, gdybyś tylko zaczął działać

prokrastynacjaJeżeli odpowiedź „tak” pojawiała się u Ciebie zbyt często, warto przyjrzeć się bliżej temu złowrogiemu zjawisku jakim jest prokrastynacja. Problem z uporczywym odkładaniem spraw na później dręczy znaczą część naszego społeczeństwa. Jest to główno powód nierealizowanych marzeń i zaprzepaszczonych planów. Jeżeli dotyczy także Ciebie bądź świadomy, że w przyszłości zamienić się może w trudny do zniesienia stan ciągłej frustracji i zarzucania samemu sobie braku działania i niewykorzystania nadarzających się szans.

Rozpocznij pracę nad sobą już dziś. Prokrastynacja nie jest nie do pokonania. Jako pierwszy krok proponuję Ci zapoznanie się z prostym i niezwykle skutecznym trikiem, który mi osobiście pomógł przełamać prokrastynację i w końcu wziąć się za siebie.

Wszystko opisałem w artykule Prokrastynacja – jak przełamać lenistwo i zabrać się do pracy.

Autor: Michał Szymański

Prokrastynacja – jak ją przezwyciężyć i zabrać się do pracy

Stos książek piętrzy się przed Tobą, termin egzaminu zbliża się nieubłaganie, a Ty wciąż powtarzasz sobie – „jutro” ? Pięknie zaplanowałeś sobie, że o 18.00 zaczniesz pracować, ale nagle poczułeś się głodny i wszystko trzeba było przełożyć? Lub być może poduszka była dzisiaj wyjątkowo miękka, a słońce zbyt ładnie świeciło? Czego to nie wymyśli nasz umysł, żeby tylko odciągnąć nas od obowiązków. Zjawisko to nosi piękną nazwę “Prokrastynacja” i oznacza uporczywe odkładanie wszystkiego na później. Na nasze szczęście możemy być sprytniejsi niż nasz własny mózg i zastosować kilka przydatnych tricków, dzięki którym szybko uporamy się z robotą. Jakich tricków? O tym poniżej.

Prokrastynacja a planowanie

Dlaczego pomimo mocnego postanowienia, że o tej konkretnej godzinie zaczniemy się uczyć, tak łatwo przychodzi nam wymiganie się od niego?  Czy to wynik naszej słabej woli? Nie do końca. To po prostu źle ukierunkowana motywacja. Gdy przez cały dzień chodzi nam po głowie, że o 20.00 będziemy musieli w końcu zabrać się za naukę niemieckiego do egzaminu, gdy już przyjdzie właściwa pora to okazuje się, że po naszej motywacji nie został nawet ślad. Dobrze zdajemy sobie sprawę, jak wielką męką jest walka z czasem plusquamperfect i odmianą czasownika „lassen”. Co prawda Arbeit macht frei, ale nas to jakoś wcale nie pociesza. Nasz umysł zdaje sobie sprawę, że już za parę godzin zostanie zmuszony do pracy oraz, że będzie to dla niego nieprzyjemne. Nic więc dziwnego, iż jest taki pomysłowy w podrzucaniu Ci zastępczych zajęć. Wszystko, tylko nie praca!

Co możesz zrobić? Weź go podstępem.

Ćwiczenie: Ze swoich dzisiejszych obowiązków wybierz jeden, którego wypełnianie sprawia Ci trudności. Załóżmy, że jest to pisanie pracy magisterskiej. Zamiast jednak zakodować w swojej głowie „Punkt 12.00 zaczynam pisać pracę magisterską” zamień to postanowienie na takie, które będzie o wiele lżejsze do przyjęcia dla Twojego umysłu. Postanów sobie coś takiego: „O 12.00 rozłożę na biurku wszystkie potrzebne książki i notatki do pisania magisterki oraz otworzę je na właściwej stronie. Dodatkowo wyłączę telefon komórkowy telewizor oraz odłączę kabel od internetu”. I nic więcej. Ani słowa o pisaniu magisterki. Celem jest jedynie przygotowanie materiałów i odcięcie kontaktu do świata zewnętrznego. Wszystko po to, aby nie sięgnęła Cię prokrastynacja.

Wyobraź sobie teraz dwie sytuacje. W jednej przez cały dzień prześladuje Cię myśl o magisterce. Pisanie pracy dyplomowej to ciężka i męcząca sprawa. Nic więc dziwnego, że w raz z każdą minutą przybliżającą Cię do godziny rozpoczęcia pracy Twój opór i prokrastynacja stają się coraz większe. W efekcie tuż przed porą realizacji postanowionego zadania jesteśmy w takim stanie psychicznym, że wymyślimy nawet najbardziej błahy powód, aby tylko się wymigać.

Zobaczmy teraz drugą możliwość. Postawiłeś sobie za zadanie o wyznaczonej godzinie przygotować materiały oraz odciąć się od mediów i telefonu. Co sobie myśli Twoja podświadomość? „Hmm, rozłożenie kilku książek i wyłączenie komórki oraz internetu nie jest takie trudne. Mogę to zrobić…” – świetnie, Twój umysł połknął haczyk. Mamy drania!

1Cóż więc dalej? Jest punkt 12.00, wszystkie materiały otworzone na właściwych stronach, telefon i telewizor wyłączony, kabel od internetu schowany do szafy, a Ty siedzisz na krześle i jesteś zadowolony, że w końcu udało Ci się zrobić to, co postanowiłeś. Przyjemne uczucie prawda? No a skoro już sobie tak siedzisz przed tymi książkami i akurat otwarte są już na właściwych stronach, to grzechem byłoby czegoś nie przeczytać. A skoro już coś przeczytałeś, to w zasadzie mógłbyś i coś napisać. Wokół cisza, telefonu nie ma co sprawdzać bo przecież wiesz, że wyłączony. Kabel od sieci schowany między skarpetkami, więc nie dręczy Cię myśl „tylko na sekundę sprawdzę fejsika”.

Gratulację. Wygrałeś walkę z własnym mózgiem. Co prawda byłeś podstępny i oszukiwałeś, ale czy ktokolwiek obrazi się za takiego podstawionego w dobrej wierze Konia Trojańskiego, drogi Odyseuszu?

Prokrastynacja została pokonana w pierwszej bitwie ale pamiętaj, że żeby wygrać wojnę potrzeba jeszcze sporo takich zwycięstw.

Chcesz się dowiedzieć więcej na temat prokrastynacji?  Polecam Ci ten artykuł: Prokrastynacja – czyli uporczywe odkładanie spraw na później

Jeśli powyższy artykuł okazał się dla Ciebie przydatny, zostaw swoją opinię w komentarzach.

Autor: Michał Szymański

Podejmowanie decyzji, czyli jak zwiększyć swą wydajność

Wyobraź sobie (chyba, że wcale nie musisz), że jesteś odnoszącym sukcesy menedżerem w wielkiej korporacji. Masz masę na głowie: kilka ważnych spotkań dziennie, setki nie cierpiących zwłoki zadań do zrealizowania, a czasu wciąż za mało. Co prawda nie musisz się martwić o pieniądze, ale z racji tego, iż time is money, chętnie oddałbyś parę groszy w zamian za cztery godziny, które mógłbyś przeznaczyć na Super Ważne Sprawy. Spokojnie, nie będzie to konieczne, gdyż dzięki temu artykułowi dowiesz się jak właściwe podejmowanie decyzji pomoże Ci wykorzystać swoje zasoby i ułatwić sobie pracę.

Podejmowanie decyzji a priorytety

Często pod koniec ciężko przepracowanego dnia dochodzimy do wniosku, że owszem, zrobiliśmy mnóstwo rzeczy, ale najważniejsze z nich pozostały niedokończone lub nietknięte. Aby uniknąć takich sytuacji, trzeba nauczyć się wybierać rodzaj i objętość zadań, które należy załatwić w pierwszej kolejności. Ustalenie właściwych priorytetów pozwoli Ci zyskać pewność, że skupiasz się tylko nad pilnymi działaniami, a co za tym idzie – wykonujesz je lepiej, bo w wyznaczonym czasie i ze świadomością celu. W codziennej pracy nie należy koncentrować się najpierw na sprawach najłatwiejszych czy najbardziej interesujących, gdyż jedynym wynikającym z tego plusem jest to, że ośmiogodzinna zmiana mija łatwo, miło i przyjemnie. To co prawda nie lada gratka, jednak praca w myśl zasady „co masz zrobić jutro, zrób pojutrze”, czyli pozostawianie ważnych spraw na „wieczne nigdy” przynosi zazwyczaj więcej szkody niż pożytku.

Analiza ABC, czyli hierarchia zadań

Podstawą techniki analizy ABC jest podział na trzy rodzaje zadań, które wynikają z praktycznego doświadczenia. Są to: najważniejsze zadania (typu A), które stanowią ok. 15 % liczby wszystkich zadań, jednakże ich właściwa wartość w osiąganiu wyznaczonych celów to ok. 65 %; przeciętnie ważne zadania (typu B), które stanowią 20 % ogólnej liczby; zadania mniej ważne lub nieważne (typu C), które stanowią 65 % wszystkich zadań, natomiast ich udział w osiąganiu celów wynosi zaledwie 15 %. Analiza ta zalecana jest, jeśli chce się – do czego bardzo zachęcam – rozpoczynać działanie od zadań najważniejszych, które przynoszą jednocześnie najwięcej efektów. Wówczas za pomocą tych niewielu czynności (wspomniane wcześniej 15 % ogółu zadań) można osiągnąć bardzo duży udział w wyniku końcowym. Kolejne w hierarchii ważności zadania typu B również wpływają na wzrost wyników, podczas gdy skupianie się na wielu, za to mało istotnych sprawach (zadania C) daje niewielki przyrost efektu końcowego.

podejmowanie decyzjiSzybka analiza 

Nieco inny podział zadań, który pozwoli Ci na bardziej szczegółową analizę i właściwe podejmowanie decyzji, prezentuje zasada Eisenhowera. Amerykański generał sformułował regułę będącą praktycznym środkiem pomocniczym przede wszystkim wtedy, gdy trzeba szybko rozstrzygnąć, którymi sprawami zająć się w pierwszej kolejności. Priorytety są ustalane tutaj według dwóch kryteriów: pilności i ważności. Pierwszy typ zadań to zadania pilne i ważne, do których należy przystępować natychmiast i poświęcać się im osobiście. Następne w kolejce są zadania pilne i mniej ważne. W tym wypadku łatwo ulec złudzeniu, że przez swoją „pilność” pretendują do miana spraw nie cierpiących zwłoki, jednak z racji tego, że są jednocześnie mniej ważne, ich załatwienie nie musi być natychmiastowe. Trzeci typ to zadania mniej pilne i ważne. Mimo subtelnej różnicy dzielącej je od typu numer dwa, one również mogą poczekać. Trzeba jednak uważać: prędzej czy później staną się pilne i wówczas muszą być załatwione „na wczoraj”. Ostatni rodzaj to zadania mniej pilne i mniej ważne. Im należy się najmniej uwagi, dlatego po raz wtóry podkreślam, że nie warto zaprzątać sobie nimi głowy, podczas gdy na biurku piętrzy się sterta zadań pierwszego typu. Podsumowując: jeśli nauczysz się konsekwentnie dzielić zadania na kategorie, możesz być pewien, że w niedługim czasie Twoja wydajność pracy znacznie wzrośnie, a szybkie i właściwe podejmowanie decyzji stanie się Twoją dewizą.

Autor: Katarzyna Woźniak

Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności

Nieustannie towarzyszy Ci wrażenie, że masz zbyt wiele spraw na głowie? Lista rzeczy do zrobienia rośnie w zastraszającym tempie? Czujesz, że jeszcze chwila i zwariujesz? Jeżeli powyższa litania brzmi dla Ciebie zdecydowanie zbyt znajomo, system osobistej organizacji czasu Getting Things Done, jest z pewnością warty Twojej uwagi.

Getting Things Done – czyli sztuka bezstresowej efektywności

Ogromną popularność, jaką zyskała stworzona przez Davida Allena metoda, zawdzięcza przede wszystkim swojej prostocie i skuteczności. “Zarządzanie czasem” polega w tym przypadku na oczyszczeniu umysłu ze wszystkich obciążających nas zobowiązań, a następnie umieszczenie ich w odpowiednio przygotowanym systemie organizacji naszego życia zawodowego oraz prywatnego. W poniższym artykule postaram się przybliżyć najważniejsze założenia GTD.  Mam nadzieję, że zmienią Twoje życie na lepsze w stopniu przynajmniej równym, jak zmieniły moje.

Czysty umysł –większa efektywność

Najważniejszym pojęciem w metodzie Getting Things Done Davida Allena jest kontrola wszystkich swoich zobowiązań oraz jak najszybsze wyrzucanie ich z umysłu i umieszczanie w stworzonym systemie. Do jej wprowadzenia potrzebne Ci będą: kalendarz, notatnik oraz teczka bądź nieduże pudełko.  W kalendarzu wpisujesz wszelkie sprawy, które mogą być zrealizowane w konkretnym terminie (np. dyżur w dziekanacie w poniedziałek o 15.00 – zanieś podanie). Do teczki lub pudełka wrzucasz wszystkie papiery, notatki, plany oraz pomysły, które w przyszłości mogą być dla Ciebie potencjalnie użyteczne.  Nie musisz na ten moment decydować, co z nimi zrobić. Przejrzysz je na spokojnie za jakiś czas i rozważysz, czy wyrzucić je do kosza czy może podjąć jakieś działania z nimi związane.

Złota zasada 2 minut

Zgodnie z metodami Getting Things Done kluczową rolę w Twoim nowym, efektywnym zarządzaniu sobą , powinna odgrywać zasada  – jeżeli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu. Większość rzeczy zaśmiecających nasz umysł to właśnie takie małe sprawy, które niezałatwione od ręki nawarstwiają się i powodują naszą ciągłą frustrację. Musisz odpisać na maila od wykładowcy? Włącz pocztę i za minucie będzie po kłopocie. Warto byłoby w końcu odebrać książkę od sąsiada? Szybka mobilizacja i za chwilkę jeden problem z głowy mniej. Wyrób w sobie ten piękny nawyk natychmiastowego reagowania, a liczba Twojego stresu zmniejszy się z proporcjonalnością odwrotną, do wolnego czasu, który zyskasz.

Getting Things DoneOstra selekcja

Co jednak można zrobić z zadaniami, na które 2 minuty to zdecydowanie zbyt mało? Do tego posłuży Ci Twój notatnik. Przygotuj w nim 3 rubryki: Bieżące Zadania,  Projekty, Oczekiwane.  Bieżące zadania to Twoje zobowiązania, które należy wykonać w najbliższym możliwym czasie (np. zadzwoń do Marka zapytać o referat, wypożycz film na piątkowy wieczór). Projekty, to zadania, które wymagają więcej niż jednego działania (np. przygotuj prezentację na zajęcia z angielskiego, napisz raport z konferencji). Realizując projekt najważniejsze jest, aby określić pierwszą fizyczną czynność, jaką należy w związku z nim wykonać. Przy sporządzaniu raportu może to być np. wykonanie telefonu do organizatora lub sporządzenie wstępnego planu. Ostatnią kategorią są Oczekiwane. W tej rubryce wypisujesz zadania, jakie przydzieliłeś innym osobom (np. Anna – przysłanie zdjęć z imprezy, Jacek – decyzja w sprawie wyjazdu w góry).

Perfekcyjność i relaks

Dokonując takiej szybkiej i prostej selekcji uwolnisz umysł od zamętu i przejmiesz kontrolę nad wszystkimi swoimi sprawami.  Tych kilka prostych zasad pozwoli Ci znacząco poprawić swoje “zarządzanie czasem”,  zwiększyć swoją efektywność oraz osiągać wszelkie stawiane sobie cele.. Po wprawieniu się w system Getting Things Done i dopasowaniu go do swojej osobowości będziesz mógł z czystym sumieniem w  CV opisać siebie słowami „ perfekcyjnie zorganizowany”.

Czy artykuł był dla Ciebie przydatny? Będę wdzięczny, jeśli podzielisz się ze mną swoją opinią w komentarzach.

Zobacz też inne części z cyklu “Zarządzanie czasem”

1. Zarządzanie czasem – jak robić to skutecznie 

 Autor: Michał Szymański