class="post-2561 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-zarzadzanie-czasem"
e biznes

Podejmowanie decyzji, czyli jak zwiększyć swą wydajność.

Written by , 2014 -01- 30 in Zarządzanie Czasem

Wyobraź sobie (chyba, że wcale nie musisz), że jesteś odnoszącym sukcesy menedżerem w wielkiej korporacji. Masz masę na głowie: kilka ważnych spotkań dziennie, setki nie cierpiących zwłoki zadań do zrealizowania, a czasu wciąż za mało. Co prawda nie musisz się martwić o pieniądze, ale z racji tego, iż time is money, chętnie oddałbyś parę groszy w zamian za cztery godziny, które mógłbyś przeznaczyć na Super Ważne Sprawy. Spokojnie, nie będzie to konieczne, gdyż dzięki temu artykułowi dowiesz się jak właściwe podejmowanie decyzji pomoże Ci wykorzystać swoje zasoby i ułatwić sobie pracę.

Podejmowanie decyzji a priorytety

Często pod koniec ciężko przepracowanego dnia dochodzimy do wniosku, że owszem, zrobiliśmy mnóstwo rzeczy, ale najważniejsze z nich pozostały niedokończone lub nietknięte. Aby uniknąć takich sytuacji, trzeba nauczyć się wybierać rodzaj i objętość zadań, które należy załatwić w pierwszej kolejności. Ustalenie właściwych priorytetów pozwoli Ci zyskać pewność, że skupiasz się tylko nad pilnymi działaniami, a co za tym idzie – wykonujesz je lepiej, bo w wyznaczonym czasie i ze świadomością celu. W codziennej pracy nie należy koncentrować się najpierw na sprawach najłatwiejszych czy najbardziej interesujących, gdyż jedynym wynikającym z tego plusem jest to, że ośmiogodzinna zmiana mija łatwo, miło i przyjemnie. To co prawda nie lada gratka, jednak praca w myśl zasady „co masz zrobić jutro, zrób pojutrze”, czyli pozostawianie ważnych spraw na „wieczne nigdy” przynosi zazwyczaj więcej szkody niż pożytku.

Analiza ABC, czyli hierarchia zadań

Podstawą techniki analizy ABC jest podział na trzy rodzaje zadań, które wynikają z praktycznego doświadczenia. Są to: najważniejsze zadania (typu A), które stanowią ok. 15 % liczby wszystkich zadań, jednakże ich właściwa wartość w osiąganiu wyznaczonych celów to ok. 65 %; przeciętnie ważne zadania (typu B), które stanowią 20 % ogólnej liczby; zadania mniej ważne lub nieważne (typu C), które stanowią 65 % wszystkich zadań, natomiast ich udział w osiąganiu celów wynosi zaledwie 15 %. Analiza ta zalecana jest, jeśli chce się – do czego bardzo zachęcam – rozpoczynać działanie od zadań najważniejszych, które przynoszą jednocześnie najwięcej efektów. Wówczas za pomocą tych niewielu czynności (wspomniane wcześniej 15 % ogółu zadań) można osiągnąć bardzo duży udział w wyniku końcowym. Kolejne w hierarchii ważności zadania typu B również wpływają na wzrost wyników, podczas gdy skupianie się na wielu, za to mało istotnych sprawach (zadania C) daje niewielki przyrost efektu końcowego.

podejmowanie decyzjiSzybka analiza 

Nieco inny podział zadań, który pozwoli Ci na bardziej szczegółową analizę i właściwe podejmowanie decyzji, prezentuje zasada Eisenhowera. Amerykański generał sformułował regułę będącą praktycznym środkiem pomocniczym przede wszystkim wtedy, gdy trzeba szybko rozstrzygnąć, którymi sprawami zająć się w pierwszej kolejności. Priorytety są ustalane tutaj według dwóch kryteriów: pilności i ważności. Pierwszy typ zadań to zadania pilne i ważne, do których należy przystępować natychmiast i poświęcać się im osobiście. Następne w kolejce są zadania pilne i mniej ważne. W tym wypadku łatwo ulec złudzeniu, że przez swoją „pilność” pretendują do miana spraw nie cierpiących zwłoki, jednak z racji tego, że są jednocześnie mniej ważne, ich załatwienie nie musi być natychmiastowe. Trzeci typ to zadania mniej pilne i ważne. Mimo subtelnej różnicy dzielącej je od typu numer dwa, one również mogą poczekać. Trzeba jednak uważać: prędzej czy później staną się pilne i wówczas muszą być załatwione „na wczoraj”. Ostatni rodzaj to zadania mniej pilne i mniej ważne. Im należy się najmniej uwagi, dlatego po raz wtóry podkreślam, że nie warto zaprzątać sobie nimi głowy, podczas gdy na biurku piętrzy się sterta zadań pierwszego typu. Podsumowując: jeśli nauczysz się konsekwentnie dzielić zadania na kategorie, możesz być pewien, że w niedługim czasie Twoja wydajność pracy znacznie wzrośnie, a szybkie i właściwe podejmowanie decyzji stanie się Twoją dewizą.

Autor: Katarzyna Woźniak


Do you want to share?


Leave a reply