Źle zorganizowana skrzynka pocztowa – Twój największy złodziej czasu.

Elektroniczna skrzynka pocztowa to z jednej strony dobrodziejstwo, a z drugiej jednocześnie przekleństwo. Nieodpowiednio zorganizowana potrafi codziennie marnować nam ogromną ilość czasu. Co możesz zrobić, aby poczta e-mail była Twoim sprzymierzeńcem, a nie wrogiem?

1. Wyczyść swoją skrzynkę.  Nie traktuj jej jako zapasowego dysku. Większość wiadomości, które przechowujesz nie przydadzą Ci się już nigdy więcej. Te najważniejsze skopiuj do worda i zachowaj na dysku, albo wrzuć na chmurę. Resztę bez litości usuń.

2.Wypisz się ze wszystkich niepotrzebnych newsletterów. Jeśli od dłuższego czasu dany wydawca nie przysłał Ci nic przydatnego, nie łudź się, że w przyszłości będzie lepiej. Zrezygnuj z mailingu i zachowaj spokój.

3. Stwórz foldery i zakładki. Posegreguj wszystkie istotne wiadomości i przydziel je do odpowiednich szufladek. Od razu poczujesz się lepiej.

4. Nigdy nie pozwalaj, aby w Twoich „Odebranych wiadomościach” było więcej niż 10 pozycji. Zajmuj się tymi sprawami od razu. Większość to pierdoły, których wykonanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty.

Postępuj w tej kolejności:

I. Przeczytaj wiadomość i zdecyduj, czy ląduje w koszu, czy też trzeba się nią zająć skrzynka pocztowa

II. Jeżeli nie trzeba nic z nią robić, ale w przyszłości może być przydatna, przydziel do odpowiedniej zakładki i usuń z „odebranych wiadomości”

III. Jeżeli musisz się nią zająć i zajmie Ci to mniej niż 2 minuty – zrób to od razu. 2 minuty to naprawdę niewiele.

IV. Jeżeli wiesz, że sprawa zajmie Ci więcej czasu, przerób ją na konkretne zadanie z wyznaczonym terminem i wpisz do swojego kalendarza. Następnie usuń wiadomość z „odebranych”

Ja osobiście nie jestem w stanie spać spokojnie, jeżeli na zakończenie dnia nie mam zupełnie czystej i posegregowanej skrzynki pocztowej. Liczba wiadomości nieodebranych, niezałatwionych lub nieposegregowanych zawsze musi być u mnie równa 0 .

Czysta skrzynka pocztowa to szczęśliwa skrzynka.

Autor: Michał Szymański

Author: Michał Szymański

Specjalista od social media, bloger, fascynat startup`ów i nowych technologii. Twórca portalu BiznesFlow.pl. Autor licznych artykułów z tematyki produktywności, efektywnej nauki, biznesu internetowego. Prezes stowarzyszenia Tea Club wspierającemu młodych ludzi w rozwoju zawodowym na arenie międzynarodowej. Prywatnie pasjonat tańca "breaking" (breakdance), tańczący nieprzerwanie od 11 lat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *